81. MENGELOLA PRODUKTIVITAS

MENGELOLA PRODUKTIVITAS

PENDAHULUAN

Pada saat saudara membaca  bagian ini, ada keinginan yang terpancar dalam pemikiran saudara bahwa produktivitas adalah kunci kemakmuran, oleh karena itu diperlukan perubahan sikap saudara untuk mendalami terlebih dahulu ruang lingkup manajemen produktivitas sebagai suatu titik tolak komitmen bahwa betapa pentingnya  konstrubusi saudara dalam usaha untuk meningkatkan produktivitas baik dilihat dari sisi mikro maupun makro.

Apa yang terjadi bagi bangsa Indonesia dalam memasuki abad ke 21 yang penuh tantangan dimana secara makro rendahnya produktivitas dapat terlihat seperti GDP per kapita yang merosot tajam pada saat ini dan secara mikro menunjukkan pengelolaan sumber daya yang ada pada unit-unit dari pelaku ekonomi dengan adanya biaya tinggi dan budaya KKN yang meraja lela telah berdampak merosotnya kompetensi unit-unit ekonomi itu sendiri.

Sejalan dengan tantangan masa depan untuk meraih agar tingkat produktivitas yang tinggi  harus dicapai bangsa Indonesia dalam mewujudkan kemakmuran bangsa yang merata, maka setiap insan dalam aparat pemerintah dan unit-unit pelaku ekonomi merasa terpanggil untuk melaksanakannya.

Yang menjadi pertanyaan kita siapakah yang paling berperan dalam suatu unit organisasi yang sesuai dengan fungsinya dalam memberikan kontribusinya, maka pada setiap organisasi akan ada kelompok yang memiliki peranan yang menyetujui, bertanggung jawab, konsultasi, pelaksana, informasi dan tidak terlibat . Peran-peran tersebut harus jelas pada setiap organisasi, oleh karena itu setiap orang yang merasa terikat dalam suatu organisasi baik selaku konsumen maupun produsen, perlu memiliki cakrawala berpikir logis dan ilimiah ke arah yang lebih luas atas pengelolaan produktivitas.

Setelah saudara membaca dan berpikir bagian ini, maka saudara sesuai dengan peranan anda diharapatkan dapat :

• memahami arti pentingnya berpikir logis dan ilmiah,  dalam mendalami ruang lingkup manajemen produktivitas sebagai kunci   untuk mencapai kemakmuran masa depan ;
• mampu mewujudkan komitmen sesuai dengan peran anda dalam bentuk
• perubahan bahan sikap yang berkelanjutan ;
• mampu memahami betapa pentingnya meningkatkan produktivitas ;
• mampu memahami untuk berperan melaksanakannya.

Selanjutnya dengan memiliki pengetahuan dari pemahaman diatas, diharapkan anda dapat :

• memiliki keterampilan untuk merumuskan pengertian manajemen  produktivitas sesuai dengan pola pikir yang hendak anda terapkan ;
• memiliki keterampilan untuk mengkomunikasikan perubahan sikap yang dibutuhkan secara berkelanjutan ;

• memiliki keterampilan untuk mengidentifikasi situasi dan merumuskan masalah dalam kerangka peningkatan produktivitas yang berkelanjutan ;
• memiliki keterampilan untuk menyampaikan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan atas peningkatan produktivitas yang berkelanjutan.

Sejalan dengan pemahaman yang dikemukan diatas, maka terdapat PERAN- PERAN dalam melaksanakan Manajemen produktivitas kedalam kelompok :

• Peran bertanggung jawab yaitu pelaku mengambil inisiatip dan menyiapkan alternatip, melakukan konsultasi, menganalisa situasi dan menyiapkan rekomendasi. Peran ini berakhir pada saat disetujuinya suatu keputusan.
• Peran menyetujui yaitu pelaku menanda tangani atau mengambil keputusan untuk dilaksanakan atau menentukan pilihan atas alternatip yang telah disusun oleh Peran bertanggung jawab.
• Peran konsultasi yaitu pelaku diminta saran atau pendapat sebelum keputusan diambil, tetapi tidak dapat memutuskan.
• Peran melaksanakan yaitu Pelaku bertanggung jawab atas pelaksanaan keputusan termasuk memberitahu mereka yang bersangkutan dengan keputusan yang diambil.
• Peran informasi yaitu peran diberitahu segera setelah keputusan diambil namun tidak selalu harus dimintai konsultasi sebelumnya.
• Peran tidak terlibat yaitu pelaku tidak berperan dalam proses keputusan itu.

MENGAPA MEMPELAJARI  MANAJEMEN PODUKTIVITAS

Dalam memasuki masyarakat informasi pada abad ke 21, yang telah ditandai dengan berkembangnya masyarakat berpengetahuan melalui tulisan-tulisan mengenai Knowledge Management yang dapat kita baca oleh penulis-penulis di Internet, menunjukkan tantangan bagi Bangsa Indonesia bahwa betapa pentingnya kita harus menyadari untuk menerapkan Manajemen Produktivitas secara terus menerus dan konsisten dalam penerapannya baik untuk kepentingan dari sudut MIKRO maupun MAKRO.

Kita telah merasakan betapa rendahnya tingkat perhatian yang diberikan oleh Peran dari Aparat Pemerintah dan para Pelaku Ekonomi dalam mensosialisasikan kepentingan Manajemen Produktivitas, walaupun kita memiliki Dewan Produktivitas Nasional Republik Indonesia, bahkan kita pernah tahun 1986 menjadi tuan rumah untuk menyelenggaran Kongres Produktivitas Dunia Kelima di Jakarta.

Publikasi baik sebagai pengetahuan maupun informasi mengenai Produktivitas banyak kita dapatkan, khususnya Penerbit SIUP yang dimotori oleh J.Ravianto SE baik selaku penulis maupun penyunting yang telah melahirkan Seri Produktivitas dengan 9 judul dan lain-lain serta beragam tulisan dari penerbit luar negeri, tidak mampu memotivasi perubahan sikap Bangsa Indonesia dalam memberikan Komitmen untuk menerapkan Manajemen Produktivitas pada kehidupan berbangsa dan bernegara, bahkan banyak pengamat ekonomi dan manajemen mengungkapkan sejak tahun 1983 mengenai “high cost economy” yang tidak terkendali sebagai akibat budaya KKN yang mencekam kedalam seluruh aspek kehidupan yang tumbuh subur dalam masa orde baru yang ditopang oleh manajemen tunggal dengan kekuasaan penuh, sehingga setiap orang yang memiliki Peran terlena untuk membuat keputusan-keputusan yang bersifat “window dressing”.

Tanda-tanda kepalsuan dalam kemajuan pembangunan ekonomi yang semu telah ditunjukkan diawal tahun 1990 besarnya kesenjangan pendapatan, besarnya tingkat pengangguran dan tahun 1993 meningkatnya hutang luar negeri oleh Pemerintah dan pelaku ekonomi, hingga tidak terkendali, maka tidak heran tahun 1997 merupakan bukti kerapuhan keberhasilan pembangunan ekonomi selama masa regim orde baru.

Bercermin dari peristiwa masa lampau yang kita hadapi dan melahirkan mentalitas yang menerabas sehingga tidak memungkinkan tumbuhnya budaya yang kuat, maka sosialisasi yang berhubungan dengan manajemen produktivitas tidak dapat tumbuh dan berkemabang seperti yang kita harapkan. Seandainya kita mau belajar dari pengelaman JPC (Japan Productivity Center) dalam kurun waktu 25 tahun sejak tahan 1950, gerakan produktivitas dilaksanakan di Jepang yang menjadi konsensus nasional secara sistimatis dan berkesinambungan melahirkan kemakmuran bagi bangsa dan negaranya.

Sejalan dengan uraian yang kita kemukakan diatas, maka gerakan produktivitas nasional Indonesia mutlak dilaksanakan sebagai suatu keputusan strategik sehingga memberikan dorongan untuk mempelajari manajemen roduktivitas sebagai alat untuk pemberdayaan perubahan sikap yang reaktif menjadi proaktif dalam menanggapi phenomena-phenomena seperti dibawah ini :

• Keadaan ekonomi yang saling kait mengait melahirkan dunia tanpa batas menuntut kompetensi dan strategi yang lebih unggul dalam menanggapi pelanggan, pesaing, pemasok, pemerintah, perusahaan dan mata  uang.

• Kebutuhan penataan visi masa depan sebagai suatu langkah restrukturisasi global sangat dipengaruhi oleh kekuatan-kekuatan yang terus bergerak dan berubah atas faktor motivasi sosial, innovasi teknologi, moderenisasi ekonomi dan reformasi politik.

• Banyaknya industri manufaktur dalam multinasional corporation mengalokasikan investasi mereka kelokasi-lokasi yang lebih menguntungkan.

• Lingkup kerja global menjadi daya dorong untuk dicermati secara sistimatis dengan terbentuk pengetahuan sebagai produk global, konsumen global, korporasi global dan pekerjaan global.

• Menjadi suatu kenyataan bahwa suatu negara yang memiliki tingkat produktivitas yang tinggi akan dapat menghasilkan perbaikan standard kehidupan, dan mutu kehidupan (perumahan, transportasi, pendidikan,  dsb.).

• Meraih peluang masa depan akan sangat tergantung pada kompetensi yang dimilikinya dalam mengelola sumberdaya-sumber daya dalam posisi terbatas.

• Organisasi yang fleksibel dan mudah dikontrol mengisyaratkan komitmen yang kuat untuk melaksanakan manajemen produktivitas secara konsisten dan berkesinambungan yang dimotori oleh kelompok manajemen puncak.

BERPIKIR KEDALAM MANAJEMEN PRODUKTIVITAS

Masih banyak diantara kita salah memahami ide dasar tentang manajemen produktivitas dalam kehidupan ini, seperti dapat diibaratkan kisah orang buta yang banyak diutarakan dalam kisah Hindu masa lalu yang mencoba untuk melukiskan tentang bagaimana bentuk gajah dengan cara merabanya, dan oleh karena itu orang tidak membiasakan menyadari bentuk sikap berpikirnya dan berakhir memberikan gagasan yang berbeda tentang manajemen produktivitas.

Sebalik orang yang sedang menerapkan dengan pola BERPIKIR LOGIS, ia menerapkan dua kata tersebut saling berbeda, karenanya ia akan merumuskan kata tersebut sebagai suatu PENGETAHUAN artinya rumusan yang dibuatnya berupa Pengetahuan yang didapat dari pengelaman disebut  “Pengetahuan Pengelaman”, sehingga rumusan kata PRODUKTIVITAS dinyatakan sebagai variasi dari rasio Keluaran dibagi Masukan.

Sedangkan orang yang sedang menerapkan dengan pola BERPIKIR ILMIAH, ia akan merumuskan kata tersebut sebagai suatu ILMU artinya rumusan yang dibuatnya berupa Pengetahuan yang didapat dengan jalan keterangan, biasa disebut dengan Ilmu.

Jadi tiap-tiap Ilmu mesti bersendi akan pengetahuan, sehingga pengetahuan adalah tangga pertama bagi ilmu untuk mencari keterangan lebih lanjut yang terikat pada hubungan sebab dan akibatnya, maka ia merumuskan bahwa produktivitas adalah seperti secara terpadu melibatkan semua usaha manusia dengan menggunakan sumber daya yang tersedia untuk perbaikan mutu kehidupan yang mantap bagi seluruh manusia.

Lain halnya bagi seseorang yang BERPIKIR PHILOSOPI, maka ia bertolak dari anggapan bahwa produktivitas bukan sekedar ilmu tetapi juga mengandung philosopi dan sikap yang didasarkan motivasi yang kuat. Dalam hal ini kiranya dapat kita kemukakan rumusan yang dibuat oleh Dewan Produktivitas Nasional RI 1983, pengertian baku produktivitas adalah sebagai berikut :

“ Produktivitas mengandung pengertian sikap mental yang selalu mempunyai pandangan bahwa mutu kehidupan hari ini harus lebih baik dari kemarin dan hari esok lebih baik dari hari ini.”

Selanjutnya, berpikir kedalam Manajemen Produktivitas, kita dihadapkan dengan dua kata yang saling kait mengait. Kata Produktivitas sesuai dengan pola berpikir telah dirumuskan seperti diatas. Sedangkan kata Management dapat pula didekati dengan pola pikir seperti yang diatas. BERPIKIR BIASA, maka kata Manajemen bermakna KETATALAKSANAAN yang mengandung arti menjalankan fungsi sesuai dengan perannya. BERPIKIR LOGIS, maka kata Manajemen bermakna PROSES yang mengandung arti rangkaian tindakan dalam pengelolaan. BERPIKIR ILMIAH, maka kata Manajemen bermakna PRINSIP-PRINSIP yang mengandung arti melaksanakan ketatalaksanaan melalui suatu proses berdasarkan prinsip-prinsip universal dan internal yang disepakati bersama. BERPIKIR PHILOSOFI, maka kata Manajemen bermakna KOMITMEN yang mengandung arti adanya kemauan pengorbanan pribadi dalam pemusatan melakukan pekerjaan.

Akhirnya, dapat kita simpulkan BERPIKIR DALAM MANAJEMEN PRODUKTIVITAS kiranya dapat didifinisikan sebagai berikut :

“ Pengelolaan produktivitas oleh setiap tingkat pimpinan sesuai dengan perannya melalui suatu proses berlandaskan prinsip-prinsip tertentu untuk mendayagunakan dalam pemberdayaan kreativitas dan inovasi, peluang dan sumber daya untuk mencapai kemakmuran sebagai suatu komitmen bersama”

PEMIMPIN DALAM MANAJEMEN PRODUKTIVITAS

Seorang Pemimpin, anda mengetahui secara pasti kapabilitas anda sebagai prasyarat penting untuk karir anda dalam manajmen. Peranan Pemimpin adalah mencapai keseimbangan yang tepat untuk memenuhi kepentingan individu, kelompok dan organisasi dan saat itu pula anda mengambil alih  tanggung jawab spesifik.

Pemimpin memainkan peran dan kedudukan / jabatan yang terkait dengan konsep kekuasaan (power) dan wewenang (authority) bagaikan dua sisi mata uang yang mengarah kepada pola tindakan prestasi, yang dapat dilakukan oleh setiap tingkat pimpinan.

Pemimpin pada semua tingkatan mempunyai tanggung jawab dalam memenuhi harapan-harapan dalam mencapai keseimbangan kepentingan dengan keputusan yang tepat dan cepat, oleh karena itu konsep wewenang yang dijalankan dapat didelegasikan kepada bawahan dalam usaha pencapaian prestasi.

Sejalan dengan apa yang dikemukakan diatas, maka yang perlu kita ingat bahwa pengelompokan peran tersebut tidak saja menyangkut peran struktural akan tetapi berlaku juga peran-peran yang ditunjuk secara fungsional.

Keberhasilan dalam mengelola produktivitas, tergantung sikap dari peran yang dimilikinya sehingga ia dapat mengalokasikan waktu untuk menaruh perhatian yang sungguh-sungguh terhadap proses manajemen sebagai suatu alat dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan dalam manajemen produktivitas. Jadi dengan demikian waktu yang dialokasikan oleh pemain peran sesuai dengan tingkatannya untuk melaksanakan fungsi manajemen yang akan meliputi aktivitas MERENCANAKAN, MENGORGANISIR, MEMIMPIN DAN MENGAWASI akan menunjukkan titik perhatiannya secara sungguh-sungguh agar tujuan dan sasaran yang ditetapkan dalam manajemen produktivitas dapat dicapai sesuai dengan ukuran keberhasilan.

Peranan keterampilan dan waktu dalam manajeemen produktivitas :

Perlu diingat uraian yang dikemukakan diatas pada dasarnya dapat diperlakukan baik pada organisasi yang berorientasi profit dan atau non-profit. Ilustrasi yang diangkat dibawah ini menguraikan pada umumnya yang berlaku pada suatu organisasi bisnis.

Tekanan keterampilan dan waktu akan memainkan peranannya yang sejalan dengan tingkatan pimpinan untuk berpikir dalam perannya agar pengelolaan produktivitas dapat memenuhi sasarannya.

Bagaimana suatu peran mampu mengaplikasikan kemampuan keteram-pilannya untuk menterjemahkan pengelaman dan keterangan yang dimilikinya kedalam tindakan agar hasil-hasil pengelolaan produktivitas sesuai kinirja yang diharapkan oleh harapan dari kepentingan individu, kelompok dan organisasi.

Untuk itu, dibawah ini perlu kami kemukakan kembali apa yang telah diutarakan oleh penulis-penulis terdahulu bahwa jenis keterampilan dikelompokkan :

a. KETERAMPILAN KONSEPTUAL, kemampuan memandang oranisasi secara menyeluruh dan mengidentifikasi situasi untuk merumuskan masalah kritis, pokok dan insidentil serta pemecahannya dalam mewujudkan keseimbangkan kepentingan individu, kelompok dan organisasi sebagai suatu sistem.

b. KETERAMPILAN MANUSIAWI, kemampuan mengkomunikasikan suara hati kepada orang lain untuk mewujudkan kerjasama, memahami dan memotivasi oleh individu dan atau kelompok dalam mengatasi kesimbangan kepentingan.

c. KETERAMPILAN TEKNIK, kemampuan untuk memanfaatkan alat-alat, teknik dan pengetahuan khusus serta mampu mengikuti perkembangan teknologi informasi.

Sejalan dengan penguasaan keterampilan yang dimiliki pelaku peran (EKSEKUTIF, MANAJER DAN SUPERVISI), maka waktu yang dialokasikannya untuk menjalankan fungsi manajemen kedalam mengelola produktivitas akan sangat ditentukan besarnya KOMITMEN dari yang bersangkutan untuk menyelesaikan program-program yang telah ditetapkan dalam RENCANA KERJA DAN ANGGARAN BELANJA tahunan yang telah diputuskan dalam RUPS (rapat umum pemegang saham).

Untuk jelasnya dibawah ini akan diuraikan fungsi manajemen yang dimaksudkan diatas agar dapat dimaklumi supaya proses manajemen yang dilakukan oleh pemilik peran dalam mengelola produktivitas menaruhkan ttitik perhatian secara serius yang sejalan dengan alokasi waktu yang diberikannya.

DAYA DORONG PENGGERAK MANAJEMEN PRODUKTIVITAS

Seandainya anda memainkan peran sebagai Pimpinan baik dalam jabatan struktutal maupun fungsional, pernahkah terpikirkan secara konsepsional untuk mengangkat pemberdayaan sumber daya menjadi produktif. Jawabnya tentu sudah terpikirkan, baik anda berperan di Pemerintah maupun Pelaku Ekonomi.

Kenyataan yang kita hadapi bahwa Negara RI dalam memasuki abad ke 21 menunjukkan keadaan baik dari segi makro maupun mikro, ekonomi Indonesia dalam keadaan terpuruk. Mengapa hal ini bisa terjadi, sebabnya karena perubahan lingkungan yang begitu cepat dimana cara berpikir kita menekankan keputusan-keputusan yang reaktif, sedangkan kita menyadari pada masa-masa tidak menentu diperlukan cara berpikir harus menekankan keputusan-keputusan yang proaktif. Jadi sikap kita ternyata tidak mau berubah, makanya tidak heran tumbuhnya mentalitas yang menerabas, sehingga budaya (norma, nilai, wewenang, ganjar) tidak mendukung antara ucapan dengan perbuatan.

Berdasarkan pikiran diatas, maka ilustrasi yang dikemukan ini, seandainya anda seorang anggota Direksi pada suatu organisasi bisnis dan anda berperan selaku Direktur Utama (C.E.O), sudah selayaknya anda berpikir “bagaimana anda menangani masa depan yang penuh ketidak pastian? “ Jawabannya, anda akan mengatakan kepada kami adalah diperlukan suatu analisis yang mendalam.

Untuk produk / jasa akan berhadapan dengan langganan dan oleh karena itu memanfaatkan apa yang disebut dengan ANALISIS SWOT ( Strengths /kekuatan-Weaknesses /kelemahan- Opportunities /peluang- Threats /ancaman ). Melalui analisis tersebut, anda berketetapan untuk menghilangkan segala tantangan yang dihadapi dalam jangka pendek dengan berdampak lebih besar dan langgeng. Direksi sesuai dengan perannya, maka tugas tersebut harus dapat diselesaikan secara sistimatik dengan kebersamaan VISI mereka, melihat masalah yang berdemensi (1) mengelola bisnis saat ini harus lebih produktif; (2) memahami dan mendalami seluruh potensinya kedalam berpikir logis dan ilimiah ; (3) memaksimumkan peluang menjadikan bisnis yang berbeda untuk masa depan yangberbeda.

Dengan ilustrasi yang kita kemukakan diatas, maka diperlukan semua pimpinan dan partisipasi semua pihak untuk mendengarkan, memahami dan mendalami kepentingan untuk memfokuskan pengelolaan produktivitas.

Sejalan dengan pemikiran yang dikemukakan diatas, maka kemakmuran dari suatu Negara dan Bangsa dapat dicapai dengan peningkatan yang berkesinambungan atas ADDED VALUE (nilai tambah) melalui suatu pengelolaan produktivitas secara sistimatik dan berkesinambungan.

Berpijak dari pengalaman Negara yang sukses seperti Jepang, maka sudah selayaknya Negara Indonesia, membuat keputusan strategik mengenai pengelolaan produktivitas dengan menerbitkan suatu Instruksi Presiden R.I. sebagai pengganti Inpres No. 15 Tahun 1983 tentang pedoman pelaksanaan pengawasan menjadi pedoman pelaksanaan pengawasan dan pengelolaan produktivitas..

Jadi pemikiran mengenai PENGELOLAAN PRODUKTIVITAS dalam masa-masa tak menentu yang serba komplek, mencakup banyak FAKTOR, maka kita memahami dan mendalaminya melalui suatu kemampuan kita BERPIKIR bertitik tolak kepada PARADIGMA memasuki abad ke21.

Pemicu dalam manajemen produktivitas :

• Pelanggan

Semua kegiatan bisnis mempunyai pelanggan. Salah satu kunci keberhasilan jangka panjang, sebenarnya dapat pula kita ungkapkan seperti “pelanggan mutlak mendapatkan pelayanan yang berkualitas”.

Yang menjadi titik perhatian sekarang adalah bagaimana agar sukses untuk selama-lamanya dalam memenangkan dan memelihara pelanggan. Oleh karena itu tidak mengherankan bahwa alasan yang sering digunakan untuk pendifinisian kembali secara radikal pada proses bisnisnya berasal dari penilaian kembali hubungannya dengan pelanggan dalam keadaan dunia serba kompetitif saat ini dan masa depan, pelanggan bukan lagi sebagai raja, ia telah menjadi bagian dari keseluruhan sebuah tim yang akan membantu menentukan proses bisnis inti perusahaan, strateginya dan kemampuannya berkompetisi serta peluang dimasa depan yang penuh tantangan.

Karena kebutuhan pelanggan  berkembang dan tergantung penampilan, sejalan dengan itu perusahaan perlu mengembangkan mekanisme untuk melacak keinginan pelanggan dan memonitor keluhannya. Pelanggan harus dibawa kedalam proses sebagai bagian dari suatu gabungan. Jadi segala upaya untuk menjadikan pelanggan menjadi mitra seumur hidup adalah suatu visi yang membuat keajaiban yang maha besar bagi setiap perusahaan dan karyawan yang mampu mengkomunikasikan visi perusahaan dalam merancang “wujud kreativitas dan inovasi kedalam gagasan nilai pelanggan”

Timbul pertanyaan, mengapa pelayanan yang baik itu jarang bisa terwujud seperti yang kita harapkan ?, Sebelum kita menjawabnya marilah kita menyimak kalimat bersayap seperti” sejauh anda berjalan dalam dunia bisnis ini, semakin dekat ketidak mampuan anda untuk memahami benar-benar pikiran pelanggan anda”

Kata bersayap ini memberikan petunjuk kepada anda, sebagai jawaban dari pertanyaan diatas berupa:

a. Sering terjadi karena karyawan tidak memahami dasar pelayanan, sehingga tidak jarang terjadi sebagai akibat dari ketidak mampuan dalam melaksanakan pekerjaannya.

b. Ketidak mampuan untuk menciptakan komunikasi dua arah yang menutup hubungan untuk memenuhi kepentingan pelanggan sehingga menimbulkan citra bisnisnya kurang baik.

c. Budaya yang kurang menghargai atas prestasi yang diberikan karyawan secara sungguh-sungguh bila ia berkemampuan untuk memelihara dan memenangkan keinginan pelanggan.

Jadi dengan memperhatikan hal diatas, juga memberikan petunjuk bahwa peluang bisnis untuk perekayasaan terletak pada suatu pendifinisian ulang dari kontak dengan pelanggan dan mendorongnya untuk selalu mengharapkan standard pelayanan yang lebih tinggi

Akhirnya pelanggan sebagai pemacu dalam pengelolaan produktivitas terletak pada kemampuan menciptakan suatu organisasi yang sadar pelanggan dan selalu siap menghadapi persaingan. Oleh karena itu dengan adanya produk global, munculnya pelanggan tidaklah didasarkan rasa nasionalisme, tetapi lebih menekankan kepada kualitas, harga, desain, penyerahan dan nilai bagi konsumen.

Untuk itu diperlukan suatu pendekatan dalam mnyingkap hal-hal diluar yang nyata untuk dapat merumuskan tingkatan nilai pelanggan melalui pemenuhan nilai dasar, nilai diharapkan, nilai dinginkan dan nilai yang tidak terantisipasi.

Sejalan dengan itu, maka bijaksanalah untuk melangkah usaha-usaha peningkatan produktivitas sebagai kunci terhadap analisa logis tentang kebutuhan dan harapan pelanggan didalam usahanya untuk mengidentifikasi peluang yang ada.

• Persaingan

Tidak ada satupun organisasi bisnis dalam memasuki dunia tanpa batas tidak akan menghadapi kekuatan persaingan. Setiap pelaku eonomi akan menghadapi suatu persaingannya sendiri sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya. Dengan demikian ketidak -mampuan dalam mengantisipasi dan berpartisipasi akan berarti ketidak kemampuannya meraih peluang dimasa depan. Tantangan yang dihadapi oleh pelaku ekonomi dan Negara bukanlah masalah persaingan itu sendiri, melainkan kesempatan meraih peluang masa depan.

Kunci untuk memenangkan persaingan, akan sangat tergantung peran CEO sebagai pengambil inisiatif untuk menekankan pentingnya menggalakkan gerakan produktivitas menjadi suatu kenyataan, tanpa itu tidak mungkin dapat dicapai suatu nilai tambah yang hendak dicapai secara sistimatis dan berkesinambungan, makanya CEO harus secara cermat menilai intensitas persaingan itu sendiri. Sangat menarik tulisan dari Michael E. Porter untuk dijadikan referensi dari buku pertama yang terbit tahun 1980 “ Competitive Strategy – techniques for analyzing industries and competitors” ; tahun 1985 “ Competitive Advantage – creating and sustaining superior performance” ; tahun 1990 “ The Competitive Advantage Of Nations”.

Persaingan haruslah dapat dilihat sebagai pemacu oleh Pimpinan struktural dan fungsional dalam usaha-usaha yang secara terus menerus dan sistimatik untuk menggerakkan pengelolaan produktivitas dalam rangka memperebutkan pangsa peluang ketimbang memperebutkan pangsa pasar.

Jadi persaingan mengarahkan perusahaan untuk meninjau kemali proses bisnis mereka dan menentukan apakah mereka bisa menjadi kompetitif atau bahkan membuat suatu loncatan persaingan dengan menitik beratkan pada proses.

Dalam banyak kesempatan, persaingan tidak terlepas dari pelayanan terhadap pelanggan, jadi persaingan berhubungan dengan pelanggan, maka suatu organisasi bisnis perlu mendifinisikan prosesnya yang menghu-bungkan  dengan pelanggan.

• Biaya

Untuk mempertahankan suatu daur hidup perusahaan pada posisi yang prima, maka ia harus selalu beransumsi biaya selalu harus dikendalikan, artinya biaya terlalu tinggi dan dapat dikurangi. Ingatlah pernyataan Peter F. Drucker, dalam bukunya The effective Executive “ For manual work, we need only efficiency; that is , the ability to do things right rather than the ability to get the right things dose” (hal. 2)

Pengetahuan banyak memberikan informasi  kepada kita bahwa dengan kecakapan fungsional keuangan dan akuntansi dengan model lama bahwa dalam perhitungan akuntansi biaya yang memisahkan biaya tak langsung keseluruh proses yang ada, sehingga biaya sebenarnya tidak mungkin dihitung. Dalam perusahaan yang prosesnya terarah, maka pembiayaan harus didasarkan pada aktivitas sehingga gambaran yang sebenarnya dapat diperoleh.

Biaya secara terus menerus harus dihitung kembali agar pemborosan tetap minimal, dalam rangka mempertahankan dan memperbaiki tingkat kepuasan pelanggan  terhadap biaya langsung dan tak langsung. Jadi dengan kelebihan penggunaan biaya akan menimbulkan akibat yang lebih jauh dan ketidak- efesienan.

Suatu organisasi bisnis yang unggul, bisnis proses analisis memegang peranan yang sangat menjanjikan menjawab “ bagaimana mungkin sebuah perusahaan memotong biaya-biaya yang ada, sementara pada saat yang bersamaan tidak hanya harus mempertahankan tetapi juga memperbaiki keaktivan dalam menanggapi sejumlah besar keinginanpelanggan, pemasok, pemilik, karyawan dan regulator.

Dengan melaksanakan pengelolaan produktivitas, dalam rangka penghematan biaya akan secara tegas terlihat mengenai :

a. Adanya keputusan yang berkaitan dengan dimana dan apa yang dihemat.

b. Adanya suatu rencana penghematan.

c. Melaksanakan pengurangan biaya.

Akhirnya jawaban atas ketiga pertanyaan tersebut diatas ditujukan untuk mengidentifikasi praktek-praktek yang boros. Bidang-bidang (biaya tenaga kerja, biaya pabrikan, biaya penjualan, biaya pengembangan, biaya bahan dan persediaan, biaya operasi) di tempat praktek-praktek ini dapat terjadi, harus diidentifikasi sebelum melakukan pengurangan biaya sehingga perhatian dapat diarahkan pada titik-titik dimana masalah itu ada.

• Teknologi

Pertama-tama perlu kita rumuskan makna teknologi itu sendiri, agar dapat dipahami dan didalami untuk memberikan jawaban atas mengapa teknologi dikatakan sebagai pemacu dalam pengelolaan produktivitas.

Yang dimaksudkan teknologi disini adalah suatu penerapan secara sistimatis dan berkesinambungan dari pengalaman menjadi pengetahuan dan dari keterangan menjadi ilmu untuk melaksanakan tugas-tugas yang praktis.

Sifat praktisnya yang mendorong orang untuk mempergunakannya sehingga mampu membantu menyelesaikan kerja.

Organisasi bisnis yang selalu menjaga hubungan terbaik dengan pelanggan serta mengatasi masalah pemborosan dan biaya akan selalu mengalami guncangan setiap ada perubahan teknologi dan menghadapi para pesaing dalam menarik peluang yang terbuka dengan mengeksploitasikan teknologi untuk produk dan prosesnya.

Kita maklumi bahwa persaingan juga berdampak terhadap penyebaran teknologi dan oleh karenanya setiap perbaikan teknologi mungkin dipertimbangkan sebagai bagian dari isi biaya lewat kenaikan produktivitas. Bagaimanapun kemajuan teknologi yang dapat dimanfaatkan akan mengarah kepada meraih pangsa pasar baru atau meningkatkan pertumbuhan pasar.

Salah satu kemajuan teknologi yang sangat mempengaruhi cara berpikir dan berdampak global adalah teknologi informasi. Dalam sistim informasi, telah lama memanfaatkan sistem pakar, sistem database dan teknik hypertext, namun dengan kemajuan teknologi ditemukan sistem web yang dapat berfungsi untuk komunikasi dan informasi, dan dapat dijalankan di jaringan internet serta telah dikembangkan di jaringan yang lebih kecil yaitu jaringan intranet. Kemajuan-kemajuan dalam teknologi informasi ini sangat mempengaruhi dalam pengelolaan produktivitas.

• Pemilik atau penanam modal

Bagi pemilik atau penanam modal disatu sisi akan menekankan seberapa besar perusahaan memiliki kemampuan menciptakan laba dan disisi lain seberapa besar resiko yang harus dihadapinya. Jadi pada tingkat Direksi, hal yang paling utama adalah meyakinkan kepada pemilik mengenai laba dan resiko.

Sejalan dengan itu, maka tidak heran tuntutan dari pemilik yang menginginkan pemimpin yang dapat memenuhi tuntutan paradigma baru (antisipatif, inovatif dan profesional). Salah satu kompetensi yang harus dimilikinya adalah kemampuan yang bersangkutan mengelola produktivitas.

Mengelola produktivitas secara sistimatis dan berkesinambungan merupakan faktor yang sangat menentukan peningkatan laba disatu sisi dan disisi lain memperkecil resiko yang timbul, oleh karena itu era masa depan dituntut perubahan sikap yang sangat mendasar dalam keterampilan manajerial abad baru dari reaktif menjadi proaktif sehingga dalam proses pengambilan keputusan bukan menekankan pemecahan masalah tetapi menjadi identifikasi peluang.

Bertitik tolak dari perubahan sikap itu membuka jalan untuk memenuhi keinginan pemilik untuk mengamankan investasi yang diputuskannya karena ia memiliki suatu keyakinan yang ditunjang oleh pemimpin yang sangat kreatif yang mampu menimbulkan inovatif dan memiliki keunggulan karena profesionalnya.

Jadi pemilik, berkeyakinan dengan mengelola produktivitas secara konsepsional akan menjamin bahwa pemberdayaan dari sumber daya yang tersedia akan dilaksanakan secara effesien, effektif dan berkualitas.

• Organisasi

Organisasi dalam arti abstrak mengandung makna sebagai alat untuk merealisir bagaimana tujuan-tujuan individu, kelompok dan pendiri organisasi itu sendiri dapat dicapai. Untuk mencapainya diperlukan kesimbangan kepentingan didalamnya baik oragnisasi itu sebagai cel-produksi maupun sebagai sumber pendapatan.

Sejalan dengan pemikiran diatas, maka suatu organisasi menjadi suatu hal yang konkrit telah ditunjukkan oleh individu dan kelompok untuk menggerakkan pemberdayaan dari seluruh sumber daya yang ada didalamnya. Dalam melaksanakan pemberdayaan itu, maka diperlukan suatu landasar berpikir secara logis dan ilmiah, untuk keperluan itu, dibawah ini diungkapkan dalam bentuk pertanyaan yang perlu mendapatkan jawabannya yaitu :

a. bagaimana kita mengembangkan rancangan pemberdayaan sumber daya internal yang dapat memenuhi prinsip pengelolaan produktivitas ?

b. bagaimana kita dapat meyakinkan suatu pelaksanaan yang berhasil ?

c. bagaimana kita dapat meyakinkan pelaksanaan dengan prinsip pengelolaan produktivitas atas pemberdayaan sumber daya internal itu berkelanjutan ?

Lngkah-langkah yang perlu mendapatkan perhatian dalam usaha mencari jawaban atas ketiga pertanyaan tersebut diatas meliputi :

• Mewujudkan suatu organisasi yang bersifat fleksibel dan mudah dikontrol, sehingga iklim dan struktur memberikan ruang gerak bagi anggotanya untuk selalu mampu merubah sikap sesuai dengan tuntutan perubahan.

• Meletakkan landasan prinsip-prinsip rancangan pemberdayaan yang meliputi 1) pekerjaan yang dirancang seharusnya diorganisir disekitar hasil, 2) tersedianya akses langsung dengan para pelanggan, 3) memanfaatkan teknologi, khususnya teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan, 4) membangun tim kerja yang berazas kolaborasi, 5) mempertegas kedudukan kekuasaan dan wewenang, serta  mendelegasikan wewenang dalam batas-batas yang ditetapkan,  6) meletakkan landasan pengawasan melekat dan fungsional yang jelas, 7) kejelasan evaluasi dan umpanbalik.

• Meletakkan landasan prinsip-prinsip transformasi untuk mewujudkan keberhasilan yang meliputi : 1) Anggapan terhadap adanya perubahan sikap dan perilaku, 2) semua pihak yang berperan dan yang berpartisipasi lebih mempercayai tindakan dari ucapan, 3) membentuk komitmen atas kesadarannya sendiri, agar keterlibatannya membangkitkan kesepakatan, 4) menghindari keputusan untuk bertindak tanpa perumusan masalah dari identifikasi stuasi yang sesungguhnya, 5) proses melaksanakan perubahan bertitik tolak dari pondas-pondasi dasar, 6) proses perubahan harus dilakukan secara simultan dan bertahan dan tidak terikat pada waktu, 7) melaksanakan suatu pendekatan sistem, sehingga masing-masing perubahan secara mandiri menurut sub sistemnya.

• Meletakkan landasan prinsip-prinsip pemberdayaan yang berkelanjutan yang meliputi : 1) keberhasilan ditentukan oleh semua orang merasa terlibat untuk bertanggung jawab atas komunikasi, kwalitas, pengurangan kesalahan, kepuasan pelanggan, kepuasan karyawan, effektivitas, effesiensi, 2) setiap terjadi perubahan diikuti oleh peningkatan yang diinginkan, 3) membiasakan melihat sesuatu berdasarkan fakta sampai tingkat yang terkecil dan tersedia tepat waktu, 4) membutuhkan kerja yang sistimatis dengan dukungan keterampilan konseptual, manusiawi dan teknik, 5) penguasaan informasi secara bersama-sama dan terus menerus, 6) peningkatan kualitas didorong oleh keterlibatan para individu bukan organisasi.

Bertitik tolak dari  prinsip-prinsip yang dikemukakan diatas dan itu digariskan sebagai pedoman, kiranya dapat memudahkan proses untuk memberikan jawaban atas ketiga pertanyaan diatas merupakan suatu pekerjaan untuk mengorganisir secara sistimatik dan berkelanjutan sebagai kebutuhan organisasi masa depan yang menuntut bahwa pengelolaan produktivitas merupakan kunci keberhasilan.

Secara tegas dalam mengorganisir itu, akan mengungkapkan dalam struktur organisasi adanya unit yang bertanggung jawab mengelola produktivitas.

• Sumber daya manusia

Pada bagian terdahulu kita mengungkapkan ide-ide sebagai suatsu sikap untuk mengkomunikasikan suara hati seorang atau kelompok orang bahwa masa depan dari suatu organisasi bisnis sangat ditentukan oleh manusia yang memiliki pikiran yang proaktif. Wujudnya terletak dari kemampuan kreativitas individu untuk memandang segala phenomena yang berkembang sehingga menjadi isu-isu yang secara langsung dan tidak langsung mempengaruhi kehidupan masa depan. Kreativitas individu akan berubah menjadi inovasi akan sangat ditentukan oleh iklim organisasi yang dapat mendukungnya.

Bilamana dalam struktur secara jelas adanya unit yang dibebankan untuk menjalankan tugas yang berkaitan dengan pengelolaan produktivitas menuntut agar manusia dalam organisasi formal dan informal memiliki kepentingan yang seimbang terhadap komitmen mereka dalam kebersamaan.

Organisasi secara jelas merumuskan visi, misi, tujuan, sasaran, strategi, kebijakan dan program yang didukung dengan peran manusia selaku pimpinan formal dan informal mendorong keterlibatan seluruh manusia yang ada dalam organisasi untuk mewujudkan keseimbangan kepentingan individu, kelompok dan organisasi sebagai prasyarat untuk melaksanakan peningkatan produktivitas sebagai kunci kemakmuran bagi organisasi selaku pelaku ekonomi atau pemerintah selaku pelaku negara.

• Imbalan

Manusia yang merasa terikat dalam organisasi, memberikan komitmen sebagai pengorbanan pribadi untuk melaksanakan tugas yang berkaitan dengan peningkatan produktivitas. Unjuk kerja secara bersama-sama dapat dipacu karena mengharapkan imbalan yang dapat memenuhi kebutuhannya.

Bentuk imbalan yang dapat mendorong tugasnya, pada dasarnya dapat berbentuk kepentingan psikologis dan materi. Beberapa bentuk imbalan utama yang sangat mempengaruhi sebagai pemacu adalah :

1. Kepastian jaminan pekerjaan yang dibayangkan untuk seumur hidup;

2. Jumlah nilai penghasilan yang cukup untuk kebutuhan hidup yang normal dan memungkinkan sebahagian untuk menabung;

3. Pemberian insentif yang adil dan merata;

4. Memberikan kemungkinan fasilitas kepemilikan karyawan;

5. Penyebaran informasi yang merata;

6 .Partisipasi dan pemberdayaan melalui pendelegasian pengambilan keputusan;

7. Pelatihan dan pengembangan keterampilan;

8. Kebijakan promosi yang berasal dari dalam;

9. Seleksi dan kebutuhan perekrutan.

• Informasi

Penguasaan dan penyebaran informasi juga dapat sebagai pemacu peningkatan produktivitas, oleh karena itu diperlukan rancangan sistem informasi yang dapat mendukung pengelolaan produktivitas.

Sistem informasi yang dibangun adalah yang mampu mendukung proses dalam fungsi manajemen, yang dapat menyajikan hal-hal yang relevan, sederhana, dapat dipercaya dan tersedia pada saat yang tepat.

Jadi seluruh data baik berasal internal maupun eksternal dapat diolah sedemikian rupa dengan memanfaatkan teknologi imformasi yang tersedia ataupun yang dirancang sendiri untuk melahirkan informasi yang akurat.

Dengan informasi itu diharapkan dapat dipergunakan sebagai bagian dalam peroses pengambilan keputusan yang terikat dengan periodesasi waktu.

Sejalan dengan itu, maka informasi tersebut harus mengandung makna :

1. Jelas dapat dirumuskan kedalam masalah kritis, pokok dan insidentil ;

2. Jelas tujuan dan sasaran yang hendak dicapai serta faktor pembatasnya;

3. Jelas ia dapat memberikan petunjuk apa yang benar, bukan apa yang dapat diterima, lebih-lebih mengarah siapa yang benar, walaupun akhirnya kita melakukan kompromi, tapi kompromi yang benar;

4. Jelas memberikan petunjuk dalam merumuskan tindakan-tindakan yang akandilaksanakan oleh suatu peran dan dapat menarik tanggung jawab darinya;

5. Jelas memberikan petunjuk, bagaimana sebaiknya harus dilakukan oleh suatu peran dalam mengevaluasi dan umpan balik.

• Perubahan faktor eksternal

Untuk meraih peluang masa depan, kita dihadapakan kepada tantangan atas perubahan eksternal yang serba komplek dan cepat, yang menuntut kemampuan kita untuk berpikir logis dan ilmiah dalam mengelola perubahan itu.

Sejalan dengan itu, maka ia dapat memacu organisasi bisnis kedalam struktur yang fleksibel dan mudah dikontrol terhadap proses dalam fungsi pengelolaan produktivitas yang selalu dapat melaksanakan penyesuaian atas perubahan.

Anda dapat mendalami dari pemikiran “futurists” seperti Alvin Toffler yang melahirkan tulisan : Future Shock (1970), The third Wave (1980), Previews And Premises (1983), The Adaptive Corporation (1985), Powershift (1990) ; John Naisbits dalam bukunya : Reinventing The Corporation (1985), Megatrends 2000 (1990), Global Pradox (1994) ; Frank Feather dalam bukunya : G-Forces-The 35 Global Forces Retructuring Our Future (1989).

Perubahan-perubahan eksternal seperti yang dikatakan Frank Feather, terdapat 35 kekuatan-kekuatan global yang mendorong terjadinya restrukturisasi masa depan, yang pada dasarnya dikelompokkan kedalam empat kekuatan :1) Motivasi sosial, 2) Inovasi teknologi, 3) Moderenesasi ekonomi, 4) Reformasi politik.

Apa artinya perubahan-perubahan yang dikemukakan oleh para penulis tersebut bagi kita yang ingin memahami dan mendalami perubahan eksternal, dalam hal ini kita melihat situasi-situasi itu akan menunjukkan kecendrungan-kecendrungan diperlukan keterampilan restrukturisasi untuk mengelola organisasi masa depan seperti situasi saat ini menjadi masa depan : Top-down society — Bottom-up society; A centralized society — A decentralized society ; Hierarchies — Networking dsb.

Jadi perubahan-perubahan eksternal yang serba komplek dan cepat berubah akan dapat dipahami dan dimaklumi maka dengan kemampuan keterampilan restrukturisasi selalu siap untuk menyesuaikan kebutuhan untuk mengelola produktivitas sesuai dengan tuntutan perubahan itu sendiri.

FUNGSI PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN PRODUKTIVITAS

Memaksimumkan pemberdayaan sumber daya dari organisasi bisnis menuntut adanya suatu perencanaan yang disusun secara sistimatik sebagai alat bagi manajemen. Dengan tersedianya suatu perencanaan yang tertulis dan dapat dikomunikasikan kepada semua pihak yang berkepentingan, akan dapat memberikan informasi sebagai berikut :

• Pelaksanaan aktivitas yang telah ditetapkan akan terarah dan berdisiplin ;
• Memberikan kemungkinan terciptanya pendelegasian wewenang ;
• Memudahkan untuk meminta tanggung jawab dari pemain peran ;
• Melibatkan kepemimpinan dari tanggung-jawab atas perencanaan tersebut ;
• Menghindari adanya “manajemen by krisis” dan manajemen by eksepsi”
• Memberikan adanya peluang untuk terciptanya “majamen terbuka” ;
• Menciptakan koordinasi dalam melaksanakan rencana yang disepakati ;
• Melahirkan pengelolaan data menjadi informasi yang up to date ;
• Melahirkan suatu laporan yang lebih produktif ;
• .Terciptanya suatu pengawasan dan pengendalian yang terpadu.

Suatu perencanaan yang tersusun secara sistimatis dan logis dapat dilihat dari dua segi yang saling terpaut yaitu segi waktu dan segi peran pimpinan dalam proses pengambilan keputusan.

Dari segi waktu, hampir semua penulis sependapat bahwa suatu rencana yang disusun untuk jangka waktu satu tahun atau kurang disebur perencanaan jangka pendek atau OPERASIONAL. Sedangkan suatu perencanaan yang disusun lebih dari satu tahun disebut perencanaan jangka panjang atau STRATEGIK. Biasanya ada juga yang mengatakan sampai dua tahun disebut rencana jangka menengah dan bila sampai lima tahun disebut rencana jangka panjang.

Perencanaan Produktivitas sebagai suatu proses dalam fungsi manajemen, haruslah mempertimbangkan beberapa prinsip dalam mengelola proses perencanaan sebagai berikut :

• Perencanaan merupakan langkah awal dan mutlak untuk dilaksanakan sebelum fungsi manajamen yang lain dilaksanakan.
• Perencanaan berisikan seluruh rencana pada semua tingkatan manajemen (Eksekutif, Manajer dan Supervisi) yang pada umumnya meliputi jangka pendek, menengah dan panjang (1-5 tahun).
• Perencanaan harus mengandung produktif artinya effesien, effectif dan berkualitas dari seluruh proses dari input menjadi output.
• Perencanaan harus dapat mengungkapkan pembatas dari ketidakpastian, karena tidak dapat dipastikan kejadian dimasa depan.
• Perencanaan harus didasarkan atas gelombang-gelombang yang tetap artinya suatu ketidakpastian kemungkinan dimasa depan, maka keputusan pencapaian tujuan dan komitmen atas sumber daya yang tersedia bertitik tolak dari asumsi.
• Perencanaan diperlukan suatu komitmen yang diberikan oleh semua tingkat manajemen setelah ditetapkan.
• Perencanaan seharusnya dievaluasi dan bila dipandang perlu dibuat penyesuaian sesuai dengan kebutuhannya dan dilakukan secara periodik.

Setelah anda membaca bagian ini, diharapkan anda dapat membedakan rencana strategik dan rencana operasional yang harus dilakukan oleh pimpinan sesuai dengan tingkatannya.

Dengan memahami perbedaan rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang, diharapkan saudara memiliki keterampilan (konseptual, manusiawi dan teknik) untuk melaksanakan proses perencanaan produktivitas dalam fungsi manajemen.

Langkah langkah utama dalam proses perencanaan :

Perencanaan adalah melebihi dari suatu pernyataan harapan. Oleh karena itu sejalan dengan tingkatan manajemen (Eksekutif, Manajer dan Supervisi), maka dalam menganalisa perencanaan akan terdapat proses pengambilan keputusan pada semua tingkatan manajemen yang meliputi keputusan :

• Strategik : Pendekatan secara menyeluruh ; merumuskan visi, misi, tujuan, sasaran, strategi dan kebijakan.
• Taktis : Program-program umum dan proyek-proyek khusus ; tindakan.
• Logistik : Alat-alat, manusia, uang, material ; dukungan.

Proses pengambilan keputusan yang disebutkan diatas haruslah dilakukan secara berencana, sistimatik, terus-menerus dan menyeluruh, yang dimulai dari mencari jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang sangat mendasar untuk suatu langkah-langkah perencanaan berupa :

DIMANA ADANYA KITA ?

Mempertimbangkan maksud bisnis yang sesungguhnya, lingkungan operasinya, kompetisi yang dihadapinya, kapabilitas yang dimilikinya dan peluang-peluang yang dapat diraih.

DIMANA KITA INGIN PERGI ?

Menegaskan secara dinamis dapat dipertanggung-jawabkan atas sasaran yang diharapkan dicapai, yang didasarkan atas asumsi yang dibuat manajemen.

BAGAIMANA KITA MENDAPATKANNYA ?

Melaksnakan rencana-rencana dari program umum dan proyek khusus yang digariskan melalui kebijakan-kebijakan menyeluruh dan mengikuti prosedur rinci.

BILA KITA MENGINGINKAN SAMPAI ?

Diperlukan untuk menetapkan prioritas , menyiapkan jadwal, lengkap dengan target pencapaian waktu dan penyelesaian tiap rencana.

SIAPA AKAN MELAKSANAKANNYA ?

Ada pendelegasian dan penugasan dari pertanggungan-jawab khusus untuk penyelesaian terhadap hasil yang diharapkan atas unit-unit atau para individu dari organisasi yang ada.

APA AKAN BIAYANYA ?

Komitmen tersedianya sumber daya material dan tenaga yang cukup mendukung anggaran.

Berdasarkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan diatas, maka perencanaan dapat dipandang dari dua sudut yaitu pandangan dari sudut Perencanaan Strategik disatu sisi dan disisi lain dari Perencanaan Operasional .

Kedua jenis perencanaan tersebut akan melibatkan pada semua tingkatan pimpinan dalam peran mereka yang MENYETUJUI, PENGAMBIL INISIATIP, KONSULTASI, IMFFORMASI DAN PELAKSANA dalam proses pengambilan keputusan sebagai suatu proses dalam fungsi perencanaan.

Dengan memperhatikan hal-hal yang diutarakan diatas, maka antara rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek haruslah merupakan satu kesatuan dan karenanya diperlukan koordinasi, intergrasi dan sinkronisasi, sehingga diperlukan perencanaan yang bersifat dinamis artinya bila dipandang perlu rencana jangka panjang (umumnya 5 tahun) dengan penyesuaian.

Penyesuaian dilaksanakan berdasarkan analisis dan evaluasi terhadap perubahan lingkungan, sehingga rencana tahunan yang diturunkan dari rencana jangka panjang yang disusun berdasarkan asumsi untuk tahun berjalan dapat mendekati pada kenyataan.

Penyesuaian dengan memperhatikan dimensi TIME, SCOPE, USE, LEVEL, maka rencana tindakan haruslah sejalan dengan pencapaian sasaran yang telah digariskan sesuai dengan penyesuaian. Rencana tindakan tersebut meliputi unit-unit kerja organisasi, kelompok dan individu.

Apapun jenis rencana tindakan (organisasi, kelompok, individu) yang bertitik tolak dari pelaksanaan pencapaian sasaran yang ditetapkan dalam rencana jangka panjang dan jangka pendek pada dasarnya memberikan keuntungan sbb.:

• Ia mengidentifikasi pertanggungan – jawaban untuk prestasi.
• Ia mengidentifikasi dari konstribusi dukungan dalam hubungan kerja vertikal, horizontal dan diagonal.

• Ia melengkapi suatu dasar yang baik untuk penaksiran waktu dan biaya.
• Ia membantu perencanaan, mobilisasi dan alokasi sumber daya yang tersedia.
• Ia merupakan landasan untuk pengendalian dan pengawasan.
• Ia mengidentifikasi bidang masalah potensial dan menghindari akibatnya.
• Ia membantu pelimpahan wewenang pada tingkat yang lebih rendah.
• Ia memberikan suatu keyakinan atas sasaran dalam kelayakannya

FUNGSI PENGORGANISASIAN DALAM MANAJEMEN PRODUKTIVITAS

Untuk merealisir pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, maka proses dalam fungsi pengorganisasian dalam manajemen produktivitas dimulai dari penataan dengan pengelompokan pekerjaan yang bersifat khusus yang dapat dilaksanakan oleh setiap individu yang terikat dalam suatu organisasi, oleh karena itu untuk melaksanakan fungsi pengorganisasian diperlukan suatu struktur organisasi yang secara jelas akan menggariskan peran-peran individu dan kelompok dalam menjalankan tugas, sehingga mereka mengetahui wewenang dan tanggung-jawabnya.

Bertitik tolak dari uraian diatas, maka langkah-langkah dasar dari pengorganisasian akan mencakup hal-hal yang berkaitan dengan perumusan pekerjaan, pengelompokan pekerjaan kedalam unit-unit kerja, menata hubungan mereka secara veritical, horizontal dan diagonal serta batasan-batasan tanggung-jawab dan wewenang. Kesemuanya ditujukan agar koordinasi, intergrasi dan sinkronisasi menjadikan unit-unit kerja menjadi effektif dalam satu kesatuan organisasi formal yang ditetapkan.

Rumusan dan pengelompokan pekerjaan didasarkan atas dasar fungsi, produk, pelanggan, teritorial dan atau kombinasi diantaranya. Pengorganisasian yang dibangun kedalam struktur organisasi formal yang berbentuk haruslah mengacu kepada dua demensi yang saling kait mengkait yaitu deminsi FLEKSIBILITAS disatu sisi dan disisi lain deminsi MUDAH DIKONTROL artinya model organisasi yang dibangun dalam bentuk DATAR, JARINGAN, FLEKSIBEL, TERBAGI-BAGI DAN GLOBAL yang merupakan prasyarat sebagai suatu organisasi yang effektif, dengan ditandai perilaku organisasi yang dapat menyesuaikan perubahan lingkungan yng serba komplek dan cepat.

Dari Uraian yang kita kemukakan diatas, dapat kita simpulkan bahwa keberhasilan untuk merealisasikan keputusan-keputusan manajemen strategik, maka setiap tingkat pimpinan dapat mempengaruhi terhadap semua pihak yang terlibat didalamnya melalui usaha-usaha dari proses pengorganisasian yang ditata secara dinamis dan mudah dikontrol melalui :

• Adanya kejelasan untuk merumuskan saling keterkaitan terhadap tugas, fungsi,       pekerjaan, peran, jabatan dan kerja yang tercermin dalam struktur

• Adanya pedoman untuk merumuskan BPKO (bidang prestasi kunci organisasi) kedalam BPKK (bidang prestasi kunci kelompok) dan BPKI (bidang prestasi kunci individu) ;

• Adanya kejelasan dari usaha-usaha pengorganisasian proses perencanaan yang selalu dapat mngikuti perkembangan perubahan melalui umpan balik dari hasil proses kontrol yang dapat mendukungnya ;

• Adanya usaha-usaha untuk menghindari terjadinya saling tumpang tindik dalam menjalankan peran dan kemungkinan konflik dari tugas yang dilaksanakan ;

• Adanya kejelasan untuk membangun dan mengembangkan hubungan dalam komunikasi vertical, horizontal dan diagonal serta proses dalam pengambilan keputusan.

Setelah mempelajari bagian ini diharapkan anda dapat memahami dasar-dasar yang perlu mendapatkan perhatian bagaimana kegiatan pengorganisasian dapat dilaksanakan dalam suatu organisasi  effektif.

Dengan penguasaan pengetahuan pengorganisasian, diharapkan anda memiliki keterampilan dalam mengaplikasikan untuk memenuhi pemanfaatannya.

FUNGSI PEMIMPIN DALAM MANAJEMEN PRODUKTIVITAS

Lingkungan organisasi mengandung kekuatan-kekuatan yang menggodok dan mengembangkan kualitas dan kebiasaan seseorang ataupun pemimpin. Seperti yang telah kita kemukakan pada bagian terdahulu bahwa peran pemimpin, telah kita kelompokkan menjadi tiga tingkatan, yang dinamakan Eksekutif, Manajer dan Supervisi. Ketiga pemimpin itu akan memainkan peran utama untuk mempengaruhi orang dalam proses pencapaian tujuan bersama, dalam hal ini disebut dengan KEPEMIMPINAN.

Banyak penelitian telah dilakukan adanya keterkaitan yang sangat erat antara KEPEMIMPINAN DAN PRODUKTIVITAS, dan mereka menyimpulkan terdapat tiga demensi perilaku kepemimpinan secara konsisten terhadap produktivitas :

• Asumsi peran kepemimpinan, bahwa pemimpin yang aktif dalam fungsi kepemimpinan menunjukkan hasil yang lebih baik dibandingkan dengan pemimpin yang menjalankan fungsi yang sama seperti anggota kelompok.

• Kedekatan kontrol (pengawasan dan pengendalian), bahwa penyelia yang kaku menjalankan perannya akan menunjukkan untuk membatasi kebebasan dalam melaksanakan pekerjaan menjadi tidak produktif dibandingkan dengan perannya yang mendukung otonomi tertentu dalam pekerjaan menjadi lebih produktif.

• Orientasi karyawan, bahwa pemimpin yang melaksanakan suatu pendekatan karyawan menjadi produktif dibandingkan dengan pendekatan output, tetapi pemimpin harus mampu tidak melakukan sikap yang berlebihan baik keentingan sendiri mapun kepentingan karjawan dan oleh karena itu ia harus mampu menjalankan keterampilan manusiawi, yang disebut dengan “jarak psikologis” artinya tidak memihak kepada satu kepentingan.

Pemimpin pada semua ingkatan yang memiliki Kepemimpinan akan memadang sesuatu dalam kontek pola berpikir secara obyektif, sehingga dalam setiap tindakannya bersifat dalih harus dilenyapkan dan lebih memancarkan kepada tindakan yang bersifat prestasi untuk semua kepentingan.

Apabila seseorang telah dapat memainkan peranan dalam kedudukannya, ia akan selalu memberikan tanggapan dan harapan-harapan berlandaskan atas keseimbangan kepentingan organisasi, kelompok dan individu, yang berakhir dengan pencapaian suatu tingkat produktivitas yang tinggi dalam rangka meletakkan suatu landasan yang kuat dan berkelanjutan untuk menempatkan organisasi kedalam daur hidup yang prima. Kesadaran ini hanya dapat tumbuh dan berkembang yang sejalan dengan Kepemimpinan yang dapat melihat masa depan yang penuh tantangan-tantangan dan disitu terletak peluang-peluang untuk memenuhi harapan-harapan dengan pengambilan keputusan-keputusan yang tepat dan cepat atas perubahan-perubahan lingkungan dan faktor internal. Jadi Kepemimpinan dan Produk- tivitas merupakan dua hal yang memiliki sifat saling ketergantungan.

Jadi fungsi pemimpin dalam manajemen produktivitas akan menunjukkan seberapa jauh anda berperan dalam mempengaruhi dan menggerakkan agar semua pihak berpartisipasi dan merasa terikat untuk mensukseskan usaha-usaha peningkatan produktivitas.

FUNGSI KONTROL DALAM MANAJEMEN PRODUKTIVITAS

Fungsi kontrol dalam manajemen produktivitas memainkan fungsi penting untuk menilai apa yang direncanakan dan diorganisir secara cermat telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan melalui suatu proses kontrol yang dilakukan secara sistimatik dan berkesinambungan.

Sistimatik dan berkesinambungan mengandung makna bahwa kejadian, cara dan waktu menentukan apa, bilamana, mengapa, siapa yang berkaitan dengan proses kontrol itu diperlukan. Kebutuhan itu timbul sejalan dengan adanya batasan-batasan sebagai situasi yang umum adanya yaitu :

• Jabaran tujuan kedalam sasaran-sasaran yang hendak dicapai akan terkait dengan harapan masa yang akan datang, hal ini mengandung makna bahwa rencana mengandung ketidak-pastian. Dengan adanya situasi ketidak-pastian dimana faktor internal dan lingkungan berubah, maka proses kontrol diperlukan.

• Suatu organisasi yang tumbuh dengan tingkat kompleksitas yang tinggi, maka kontrol sangat diperlukan dalam kaitan koordinasi, intergrasi dan sinkronisasi atas seluruh kegiatan.

• Sifat keterbatasan manusia, yang tidak lepas dari kemungkinan membuat kesa- lahan-kesalahan dalam memproyeksi, kesalahan dalam membuatan keputusan berdasarkan intuisi, oleh karena itu kontrol diperlukan untuk menyelesaikan hal-hal tersebut.

• Suatu organisasi dimana desentralisasi dilakukan menuntut adanya kontrol sebagai usaha menarik tanggung jawab yang sejalan dengan adanya pelaksanaan pendelegasian wewenang dari tingkat atas kebawah.

Dengan memperhatikan hal-hal yang kita kemukakan diatas, maka kontrol dilaksanakan dengan tujuan :

• kontrol dapat membantu memberikan arahan sesuai dengan rencana jangka pendek, menengah dan panjang melalui melalui seperang- kat alat untuk memonitor performansi dengan rencana yang ditetapkan;

• kontrol dapat membantu pada semua tingkatan unit, individu dan kelompok yang berkaitan dengan tindakan sasaran dan penyelesaian performansi serta dilaksanakan secara konsisten;

• kontrol dapat membantu untuk meneliti hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan dari aturan dan kebujakan yang ditetapkan oleh organisasi termasuk tidak hanya yang berkaitan dengan tugas-tugas langsung diperlukan seperti kehadiran dan waktu kerja tetapi juga hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan para pekerja yang bersangkutan.

Setelah saudara mempelajari bagian ini dengan seksama, maka diharapkan saudara memiliki pengetahuan kontrol dalam arti luas yang berkaitan dengan apa, bila-mana, mengapa, dimana dan siapa dalam memberikan jawaban atas kontrol itu.

Dengan memahami pengertian dalam arti luas, diharapkan anda memiliki keteram-pilan dan menguasai informasi agar anda dapat bersikap untuk melaksanakan fungsi kontrol dalam manajemen produktivitas secara tepat guna.

PENUTUP

Pengetahuan yang terkait dengan pemahaman konsep dasar dalam usaha-usaha peningkatan produktivitas merupakan satu kebutuhan untuk dapat menciptakan iklim organisasi dalam rangka meningkatkan nilai tambah sebagai kunci keberhasilan usaha dalam setiap posisi daur hidup organisasi.

Oleh karena itu, setiap pemain peran harus mampu mendalami hal-hal yang terkait dengan 1) Menjawab pentingnya untuk mempelajari atas kedalam manajemen produktivitas ; 3) Peran kepemimpinan semua tingkat 4) Memahami keterampilan dan waktu dalam manajemen produktivitas dalam peran-peran mereka. Jadi sikap dan perilaku haruslah sejalan dengan tuntutan pemahaman dalam menyesuaikan dengan tuntutan perubahan.

Sejalan dengan pemikiran diatas, dengan mendalami faktor pemicu yang menjadi daya dorong yang terkait dengan 1) Pelanggan ; 2) Persaingan ; 3) Biaya ; 4) Teknologi ; 5) Pemilik atau penanam modal ; 6) Organisasi ; 7) Sumber daya manusia ; 8) Imbalan ; 9) Informasi ; 10) Perubahan faktor eksternal. Jadi dalam memahami faktor pemicu diatas, diharapkan semua pemain peran dapat memberikan konstrubusinya.

Dengan mendalami faktor pemicu yang disebutkan diatas, maka dengan memanfaatkan kebiasaan pikiran memberikan jalan dari keterampilan yang ada untuk merumuskan secara terpadu fungsi manajemen kedalam pelaksanaan produktivitas yang dijalankan secara berencana.

Jadi kekuatan menjalankan manajemen produktivitas yang secara jelas dirumuskan kedalam kemampuan dalam perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan kontrol, maka wujud yang hendak dicapai merupakan bagian dari tindakan yang tidak dapat dipisahkan dalam memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara produktif sehingga dapat meningkatkan nilai tambah yang berkelanjutan.